>>75
もうちょっと初歩的なところからやったほうがいいのでは？

質問の答えとしては
>・テンプレートの拡張子（というかファイルタイプ）はどうすべきか
プレーンテキストだしなんでもいい

>・そのファイルから文章を読み込ませる方法
file_get_contents etc

>・ユーザ名を自動的に置き換えて送信できるようにする方法
そういう情報を集めたデータベースなりが必要でしょう