事務局からアクセス可能にする事とあるから、
事務局以外からはアクセス出来ないようにすることは可能だな
という事で、
「事務局が固定IP晒してくれるまでポート閉じて待機してます」
ってメールだしておけば良いんじゃね？
鯖の管理なんだからアクセス規制という管理も必要だろう