まとめサイト提案
トップページに参加者向きの入り口を作って、
承諾書とかはじめにとか現地での注意とかはそこから入るようにまとめてしまいません？

トップには今回の主張とか（チラシに書いたみたいな文章）を書いて、
後は関連URLへのリンクとか、参加者はこちらへってリンク（上に書いたやつ）とかのリンクだけにしちゃう。

チラシを受け取った人用のトップするといいと思うです。