通りすがりの書き込みでスマソ。

打ち合わせなどの話が出てますが、池袋西口にある芸術劇場の会議室はどうでしょう？
ttp://www.geigeki.jp/rent_kaigi.html
料金も安いですし、比較的便利ではないかと思うのですが…
あとは、区の施設(王子にある北とぴあ等)を使うと安く使えますよ。

参考になれば嬉しいです。