えーと、今やったほうが良いことはいろいろありますが、仮に5月開催だとすると
１．各板の企画意見の収集方法をどうするか・・・これに1ヶ月例えば8月一杯
　　（企画の責任者が明らかでないものについては没とする）
２．そこで出た企画意見をいつごろまでにどこで共有化するか・・・これは随時更新がﾍﾞﾀｰ
　　（外部サイトでの公開？）
３．それらの企画から開催規模、会場候補、開催時期の調整・・・9月頃でしょうか
　　（投票もやった方が良いかもです）
４．開催に必要な資金をどう捻出するか・・・参加者から+スポンサー探し　9月ごろスタートで
　　（企画が決まらない内は例え会場が決まっていてもお金は出ないと考えましょう）
５．各企画の責任者との連絡体制をどうするか・・・事務局主導での定例会議が必要になります。
　　（リアルTELやリアル会議ベースで考えられないものは全て没）
６．お金が見えてから会場の仮押さえ、機材レンタルの仮押さえ、出演交渉など　11月スタートで
　　（実施に向けた実務が必要になります。）

とりあえず今は１が急務でしょうね。