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既出だったらすまんが・・・
抽選の時に必要なのは団体名と代表者名くらい。
あとはその場で支払いするから金を用意しておく事。
あとは・・・印鑑（三文判）が必要だったかも。

イベントの内容は確定しておくことだね。
例えば入場料の有無とか
使用する機材とか
電源についてとか
公開・非公開とか
予想動員人数とか
細かい事を聞かれたりするから一度詳しく聞きに行った方がいいよ。
その際、「中での物品販売」に関しては・・・ｒｙ