家で余っている筆記用具をみんなで持ち寄ってペンケースにまとめ、
部長さんから、
「筆記用具忘れた人は、これ貸しますからあとで返して下さいね」
と言ってもらったら？
別にそのセコい人相手でなくても、普通に忘れてしまった人が使えるし。

…あまり根本的な対策じゃないけど。